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Datenschutzerklärung

Es gelten europaweit die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden DSGVO). Wir möchten Sie über die durch unsere Unternehmen durchgeführte Verarbeitung personenbezogener Daten nach Maßgabe dieser Verordnung (vergleiche Artikel 13 und 14 DSGVO) informieren. Sollten Sie Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzerklärung haben, können Sie diese jederzeit an die unter Ziffer 2 bzw. 3 angegebene Email-Adresse richten.

Inhaltsübersicht:

I. Überblick

  1. Geltungsbereich
  2. Verantwortlicher
  3. Datenschutzbeauftragter
  4. Datensicherheit

II. Die Datenverarbeitungen im Einzelnen

  1. Allgemeines zu den Datenverarbeitungen
  2. Verabeitungstätigkeiten zum Geltungsbereich 1 a)
  3. Verabeitungstätigkeiten zum Geltungsbereich 1 b)

III. Betroffenenrechte

  1. Widerspruchsrecht
  2. Auskunftsrecht
  3. Berichtigungsrecht
  4. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
  5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  6. Recht auf Datenübertragbarkeit
  7. Widerrufsrecht bei Einwilligung
  8. Beschwerderecht

IV. Glossar

 


 

I. Überblick

In diesem Abschnitt der Datenschutzerklärung finden Sie Informationen zum Geltungsbereich, zum Verantwortlichen für die Datenverarbeitung, dessen Datenschutzbeauftragten und zur Datensicherheit.

1. Geltungsbereich

a) Externe Datenverarbeitung

Die externe Datenverarbeitung durch unsere Unternehmen kann im Wesentlichen in folgende Kategorien unterteilt werden:

Die Datenverarbeitung durch unsere Unternehmen kann im Wesentlichen in zwei Kategorien unterteilt werden:

  • Zum Zwecke der Vertragsabwicklung werden alle für die Durchführung eines Vertrages mit unseren Unternehmen erforderlichen Daten verarbeitet. Sind auch externe Dienstleister in die Abwicklung des Vertrages eingebunden, z.B. Agenturen oder IT-Dienstleister werden Ihre Daten in dem jeweils erforderlichen Umfang an diese weitergegeben.
  • Mit Aufruf der Websites/Applikationen unserer Unternehmen werden verschiedene Informationen zwischen Ihrem Endgerät und unserem Server ausgetauscht. Hierbei kann es sich auch um personenbezogene Daten handeln. Die so erhobenen Informationen werden u.a. dazu genutzt, unsere Websites zu optimieren.

Diese Datenschutzerklärung gilt für folgende Angebote:

Alle diese Angebote werden zusammen auch als „Services“ bezeichnet.

 

b) Interne Datenverarbeitung

Die interne Datenverarbeitung durch unsere Unternehmen kann im Wesentlichen in folgende Kategorien unterteilt werden:

Die Datenverarbeitung durch unsere Unternehmen kann im Wesentlichen in zwei Kategorien unterteilt werden:

  • Zum Zwecke der Vertragsabwicklung im Beschäftigungsverhältnis werden alle für die Durchführung des Arbeitsvertrages mit dem jeweils verant-wortlichen Unternehmen erforderlichen Daten verarbeitet. Sind auch externe Dienstleister in die Abwicklung des Vertrages eingebunden, werden Ihre Daten in dem jeweils erforderlichen Umfang an diese weitergegeben.
  • Für andere Zwecke, wie beispielsweise Außendarstellung oder auch Sicherheit und Schutz des Unternehmens, werden Daten auf Grundlage von berechtigtem Interesse oder einer Einwilligung erhoben

2. Verantwortlicher

a) Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Geltungsbereich 1 a)

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung – also derjenige, der über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet – im Zusammenhang mit den Services ist

Ostfriesische Tee Gesellschaft GmbH & Co. KG
Bosteler Feld 6
21218 Seevetal
DEUTSCHLAND
Tel.: +49 4105 504-0
Fax: +49 4105 624-0
E-Mail: [Email protection active, please enable JavaScript.]

 

b) Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Geltungsbereich 1 b)

Verantwortlicher ist je nach Beschäftigungsverhältnis das jeweilige Unternehmen

Laurens Spethmann Holding
Aktiengesellschaft & Co. KG
Bosteler Feld 6
21218 Seevetal
DEUTSCHLAND
Tel.: +49 4105 504-0
E-Mail: [Email protection active, please enable JavaScript.]

Ostfriesische Tee Gesellschaft GmbH & Co. KG
Bosteler Feld 6
21218 Seevetal
DEUTSCHLAND
Tel.: +49 4105 504-0
E-Mail: [Email protection active, please enable JavaScript.]

OnnO Behrends GmbH & Co. KG
Am Fridericussiel 5–7
26506 Norden
DEUTSCHLAND
Tel.: +49 4931 1895-0
E-Mail: [Email protection active, please enable JavaScript.]
Milford Tea GmbH & Co. KG
Meilsener Straße 4
21244 Buchholz
DEUTSCHLAND
Tel.: +49 4181 213-0
E-Mail: [Email protection active, please enable JavaScript.]
KRÄUTERHAUS WILD GmbH & Co. KG
Meßmerstraße 29
97508 Grettstadt
DEUTSCHLAND
Tel.: +49 9729 9110-0
E-Mail: [Email protection active, please enable JavaScript.]
Nutrisun GmbH & Co. KG
Bosteler Feld 6
21218 Seevetal
DEUTSCHLAND
Tel.: +49 4105 504-0
E-Mail: [Email protection active, please enable JavaScript.]
MEDIN GmbH & Co. KG
Triebweg 5
97906 Faulbach
DEUTSCHLAND
Tel.: +49 9392 809-0
E-Mail: [Email protection active, please enable JavaScript.]
OTG Lager- und Frachtkontor GmbH & Co. KG
Meilsener Straße 8b
21244 Buchholz
DEUTSCHLAND
Tel.: +49 4181 213-163
E-Mail: [Email protection active, please enable JavaScript.]
OTG Lager- und Frachtkontor GmbH & Co. KG
Meßmerstraße 31
97508 Grettstadt
DEUTSCHLAND
Tel.: +49 9729 9110-90
E-Mail: [Email protection active, please enable JavaScript.]
OTG Zukunft durch Ausbildung GmbH
Meilsener Straße 8b
21244 Buchholz
DEUTSCHLAND
Tel.: +49 4181 213-260

 

 

3. Datenschutzbeauftragter

Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt aufnehmen:

Kontaktformular: https://www.dsextern.de/anfragen

DS EXTERN GmbH
Dipl.-Kfm. Marc Althaus
Frapanweg 22
D-22589 Hamburg

 

4. Datensicherheit

Um die in Art. 32 DSGVO geforderten Maßnahmen zu entwickeln und damit ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu erreichen, haben wir in unseren Unternehmen den Informationssicherheitsstandard nach VdS 10000 etabliert.

Die Richtlinien des VdS 10000 – Cyber-Security für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) der VdS Schadenverhütung GmbH enthalten Vorgaben und Hilfestellungen für die Implementierung eines Informationssicherheitsmanagementsystems sowie konkrete Maßnahmen für die organisatorische sowie technische Absicherung von IT-Infrastrukturen. Sie sind ausgelegt mit der Zielsetzung, ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

 

II. Die Datenverarbeitungen im Einzelnen

In diesem Abschnitt der Datenschutzerklärung informieren wir Sie im Detail über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Services. Zur besseren Übersichtlichkeit gliedern wir diese Angaben nach bestimmten Funktionalitäten unserer Services. Bei der normalen Nutzung der Services können verschiedene Funktionalitäten und damit auch verschiedene Verarbeitungen nacheinander oder gleichzeitig zum Tragen kommen.

1. Allgemeines zu den Datenverarbeitungen

Für alle nachstehend dargestellten Verarbeitungen gilt, soweit nichts anderes angegeben wird:

a. Keine Verpflichtung zur Bereitstellung

Es besteht weder eine vertragliche noch gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten. Sie sind nicht verpflichtet, Daten bereitzustellen.

b. Folgen der Nichtbereitstellung

Bei erforderlichen Daten (Daten, die bei der Eingabe als Pflichtangaben gekennzeichnet sind) hat die Nichtbereitstellung zur Folge, dass der betreffende Service nicht erbracht werden kann. Ansonsten hat die Nichtbereitstellung ggf. zur Folge, dass unsere Dienste nicht in gleicher Form und Qualität erbracht werden können.

c. Einwilligung

In verschiedenen Fällen haben Sie die Möglichkeit, uns im Zusammenhang mit den nachstehend dargestellten Verarbeitungen auch (ggf. für einen Teil der Daten) Ihre Einwilligung in weitergehende Verarbeitungen zu erteilen. In diesem Fall informieren wir Sie im Zusammenhang mit der Abgabe der jeweiligen Einwilligungserklärung gesondert über alle Modalitäten und die Reichweite der Einwilligung und über die Zwecke, die wir mit diesen Verarbeitungen verfolgen.

d. Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer

Wenn wir Daten an Drittländer, d.h. Länder außerhalb der Europäischen Union, übermitteln, dann findet die Übermittlung ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlich geregelten Zulässigkeitsvoraussetzungen statt.

Die Zulässigkeitsvoraussetzungen sind durch Art. 44 -49 DSGVO geregelt.

e. Hosting bei externen Dienstleistern

Unsere Datenverarbeitung erfolgt in weitem Umfang unter Einschaltung sog. Hostingdienstleister, die uns Speicherplatz und Verarbeitungskapazitäten in ihren Rechenzentren zur Verfügung stellen und nach unserer Weisung auch personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Diese Dienstleister verarbeiten Daten entweder ausschließlich in der EU oder wir haben mithilfe der EU-Standarddatenschutzklauseln ein angemessenes Datenschutzniveau garantiert.

f. Übermittlung an staatliche Behörden

Wir übermitteln personenbezogene Daten an staatliche Behörden (einschließlich Strafverfolgungsbehörden), wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO) oder es zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO).

g. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nicht länger, als wir sie für die jeweiligen Verarbeitungszwecke benötigen. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetz­licher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regel­mäßig gelöscht, es sei denn, deren befristete Aufbewah­rung ist weiterhin notwendig. Gründe hierfür können z.B. Folgende sein:

Die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten

Das Erhalten von Beweismitteln für rechtliche Auseinandersetzungen im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften

Ebenso ist es uns möglich Ihre Daten weiter bei uns zu speichern, wenn Sie hierfür ausdrücklich Ihre Einwilligung erteilt haben.

h. Kategorien von Empfängern

Neben den unten explizit aufgeführten Empfängerkategorien, werden personenbezogene Daten auch an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt: Versanddienstleister, Telefon- und Faxanbieter.

i. Datenkategorien

  • Accountdaten: Login-/Benutzerkennung und Passwort
  • Personenstammdaten: Titel, Anrede/Geschlecht, Vorname, Nachname
  • Adressdaten: Straße, Hausnummer, ggf. Adresszusätze, PLZ, Ort, Land
  • Kontaktdaten: Telefonnummer, E-Mail-Adresse(n)
  • Anmeldedaten: Informationen über den Service, über den Sie sich angemeldet haben; Zeitpunkte und technische Informationen zu Anmeldung, Bestätigung und Abmeldung; bei der Anmeldung von Ihnen angegebene Daten
  • Zahlungsdaten: Kontodaten
  • Zugriffsdaten: Datum und Uhrzeit des Besuchs unseres Service; die Seite, von der das zugreifende System auf unsere Seite gelangt ist; bei der Nutzung aufgerufene Seiten; Daten zur Sitzungsidentifizierung (Session ID); außerdem folgende Informationen des zugreifenden Computersystems: verwendete Internet Protokoll-Adresse (IP-Adresse), Browsertyp und -version, Gerätetyp, Betriebssystem und ähnliche technische Informationen.
  • Bewerberdaten: Lebenslauf, Zeugnisse, Nachweise, Arbeitsproben, Zertifikate, Bilder
  • Daten nach Art. 9 DSGVO: Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie Gesundheitsdaten und Angaben zur Schwerbehinderung.
  • Bilder/Videos: Fotos, Filmaufnahmen
  • Arbeitszeiten: An- und Abwesenheiten, gestaffelt nach Dauer und Art (z. B. Krankheit mit/ohne Lohnfortzahlung, Urlaub etc.)
  • Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Daten: Steuerklasse, ELSTAM-Merkmale, Sozialversicherungsnummer, Steuer-Identifikationsnummer etc.

2. Verarbeitungstätigkeiten zum Geltungsbereich 1 a)

2.1 Aufruf der Webseite/Applikation

Hier wird beschrieben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten beim Aufrufen unserer Services verarbeiten. Besonders weisen wir darauf hin, dass die Übermittlung von Zugriffsdaten an externe Inhalteanbieter (siehe unter b.) aufgrund der technischen Funktionsweise der Informationsübertragung im Internet unumgänglich ist.

a. Informationen zur Verarbeitung

DatenkategorieZweckbestimmungRechtsgrundlageGgf. berechtigtes InteresseSpeicherdauer
Zugriffsdaten Verbindungsaufbau, Darstellung der Inhalte des Service, Entdeckung von Angriffen auf unsere Seite anhand ungewöhnlicher Aktivitäten, Fehlerdiagnose Art. 6 Abs. 1 Buchst f) DSGVO ordnungsgemäße Funktion der Services, Sicherheit von Daten und Geschäftsprozessen, Verhinderung von Missbrauch, Verhütung von Schäden durch Eingriffe in Informationssysteme 1 Jahr
Cookies Nutzerfreundliches Gestalten der Webseite und Wiederkennung von Geräten Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO Nutzerfreundliches Gestalten der Webseite und Wiederkennung von Geräten Siehe Auflistung unter 2.1

b. Empfänger der personenbezogenen Daten

EmpfängerkategorieBetroffene DatenRechtsgrundlage der ÜbermittlungGgf. berechtigtes Interesse
Hosting-Dienstleister Zugriffsdaten Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)
IT-Sicherheitsdienstleister Zugriffsdaten Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)
Agenturen Zugriffsdaten Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)  
Externe Inhalteanbieter, die Inhalte (z.B. Bilder, Videos, eingebettete Postings aus sozialen Netzwerken, Werbebanner, Schriftarten, Updateinformationen) bereitstellen, die zur Anzeige des Service erforderlich sind Zugriffsdaten Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO ordnungsgemäße Funktion der Services, (beschleunigte) Darstellung der Inhalte

c. Externe Inhalte, die Daten an Anbieter in Drittstaaten übermitteln

Bezeichnung des DienstesFunktionsweiseDatenübermittlung an Drittstaat?Ggf. Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO)Ggf. geeignete Garantien, (Art. 46 DSGVO)
Youtube Anbieten von Filmen ja ./. EU-U.S. Privacy Shield

Auf unseren Webseiten nutzen wir die folgenden Cookies:

Cookie-Name:Zweck/Funktion:Speicherdauer:

Cookie-Name: _pk_id.… /

Hilft den von Piwik/Matomo vergebenen Besucher-ID-Wert zu behalten, um wiederkehrende Besucher zu erkennen. Dieses Cookie läuft nach 2 Jahren ab.
_pk_ses.… Ist dafür verantwortlich, die Piwik/Matomo-Sitzung nach der letzten verfolgten Aktion aktiv zu halten. Dieses Cookie läuft nach 1 Jahr ab.
PIWIK_SESSID Es wird ein numerischer Zahlencode generiert (nach Zufallsprinzip), der die Sitzung des Users identifiziert. Dies ist ein Sitzungscookie und wird vom Browser gelöscht, sobald dieser geschlossen wird.
I18N_LANGUAGE Speichert die vom Benutzer ausgewählte Sprache. Diese ist ein Sitzungscookie und wird vom Browser gelöscht, sobald dieser geschlossen wird.
sticky Mit diesem Cookie entscheidet der Load-Balancer, von welchem Server die Anfrage beantwortet wird. Dieses Cookie läuft nach 1 Stunde ab.
hide-dsgvo-banner Mit diesem Cookie merkt sich die Webseite, dass der Datenschutzhinweis zur Kenntnis genommen wurde und das Banner nicht mehr angezeigt wird. Dieses Cookie läuft 10 Jahre, nachdem es abgelegt wurde, ab.

 

 2.2. Kontaktformular

Was mit Ihren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Kontaktformulare geschieht, beschreiben wir hier:

a. Informationen zur Verarbeitung

DatenkategorieZweckbestimmungRechtsgrundlageGgf. berechtigtes InteresseSpeicherdauer
Kontaktdaten (Mail-Pflichtfeld) Anfragen von Kunden und Interessenten Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO Bearbeitung der gestellten Anfragen 1 Jahr
Personenstammdaten Personalisierung der Anfragenbearbeitung Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO Personalisierung der Anfragenbearbeitung ; Zustellmöglichkeit bei z.B.: Ersatzlieferung, Infomaterial… 1 Jahr
Adressdaten Postversand Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO Zustellmöglichkeit bei z.B.: Ersatzlieferung, Infomaterial… 1 Jahr
Freitext (Pflichtfeld) Informationen zum Anliegen Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO Bearbeitung der gestellten Anfragen 1 Jahr
Kategorisierung Anfrage (Pflichtfeld) Zuordnung der Anfrage Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO ermöglicht schnellere Bearbeitung 1 Jahr

2.3 Newsletter

Was mit Ihren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einem Abonnement unseres Newsletters geschieht, beschreiben wir hier:

a. Informationen zur Verarbeitung

DatenkategorieZweckbestimmungRechtsgrundlageGgf. berechtigtes InteresseSpeicherdauer
E-Mail-Adresse Verifikation der Anmeldung (Double Opt-in-Verfahren), Newsletterzusendung Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO Dauer des Newsletterabonnements 
Personenstammdaten Personalisierung des Newsletters Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO Dauer des Newsletterabonnements 
Adressdaten Postversand Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO Dauer des Newsletterabonnements

b. Empfänger der personenbezogenen Daten

EmpfängerkategorieBetroffene DatenRechtsgrundlage der ÜbermittlungGgf. berechtigtes Interesse
Ggf. Dienstleister für Newslettererstellung und -versand alle unter a. genannten Daten Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

2.4. Bewerbungen

Was mit Ihren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Bewerbungen geschieht, beschreiben wir hier:

a.   Informationen zur Verarbeitung

Besetzung offener Stellen im Unternehmen

DatenkategorieZweckbestimmungRechtsgrundlageGgf. berechtigtes InteresseSpeicherdauer
Adressdaten, Kontaktdaten Identifizierung, Kontaktaufnahme, Kommunikation in der Vertragsanbahnung Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO 6 Monate
Personenstammdaten Identifizierung, Kontaktaufnahme, Altersüberprüfung Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO 6 Monate
Bewerbungsdaten Bewerberauswahl Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO 6 Monate

b. Empfänger der personenbezogenen Daten

EmpfängerkategorieBetroffene DatenRechtsgrundlage der ÜbermittlungGgf. berechtigtes Interesse
Personalberater, Zeitarbeitsfirmen alle unter a. genannten Daten Bewerbung (Art. 6 Abs. 47) ./.
Bewerbermanagement Software alle unter a. genannten Daten Art. 28 DSGVO ./.

2.5 Tracking

Nachfolgend beschreiben wir, wie Ihre personenbezogenen Daten mithilfe von Tracking-Technologien zur Analyse und Optimierung unserer Services sowie zu Werbezwecken verarbeitet werden.

Die Beschreibung der Trackingverfahren beinhaltet auch Informationen dazu, wie Sie die Datenverarbeitung verhindern oder ihr widersprechen können. Bitte beachten Sie, dass das sog. „Opt-out“, also die Ablehnung der Verarbeitung, in der Regel über Cookies gespeichert wird. Wenn Sie unsere Services über ein neues Endgerät oder in einem anderen Browser nutzen oder wenn Sie die von Ihrem Browser gesetzten Cookies gelöscht haben, müssen Sie die Ablehnung erneut erklären.

Die dargestellten Trackingverfahren verarbeiten personenbezogene Daten nur in pseudonymer Form. Eine Verbindung mit einer konkreten, identifizierten natürlichen Person, also eine Zusammenführung der Daten mit Informationen über den Träger des Pseudonyms, findet nicht statt.

Tracking zur Analyse und Optimierung unserer Services und ihrer Nutzung

Zwecke der Verarbeitung

Die Analyse des Nutzerverhaltens mittels Tracking hilft uns, die Effektivität unserer Services zu überprüfen, sie zu optimieren und an die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen sowie Fehler zu beheben. Außerdem dient sie dazu, Kennwerte über die Nutzung unserer Services (Reichweite, Nutzungsintensität, Surfverhalten der Nutzer) statistisch – auf Basis einheitlicher Standardverfahren – zu bestimmen und somit marktweit vergleichbare Werte zu erhalten.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wahrung der berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie ErwGr 47-48

Die eingesetzten Trackingverfahren im Einzelnen

Die eingesetzten Trackingverfahren im Einzelnen

Bezeichnung des DienstesFunktionsweiseMöglichkeit zur Unterbindung der Verarbeitung (Opt-out)Datenübermittlung an Drittstaat?Ggf. Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO)Ggf. geeignete Garantien, (Art. 46 DSGVO)
Matomo/Piwik Webanalyse https://matomo.org/docs/privacy/ nein  ./.  ./.

Wenn Sie sich gegen interessenbasierte Werbung entscheiden möchten, können Sie auch die Website http://www.youronlinechoices.com/de/ aufsuchen, dort auf "Präferenzmanagement" klicken und den Anweisungen folgen, um die Nutzung von Daten für interessenbasierte Werbung der dort aufgeführten Dienstleister ganz oder individuell zu unterbinden. Sie werden trotzdem weiterhin Werbung erhalten, die jedoch nicht interessenbasiert ist.

 

3. Verarbeitungstätigkeiten zum Geltungsbereich 1 b)

3.1 Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses

Hier wird beschrieben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden. Dazu zählen insbesondere die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Abführen von Steuern und Sozialversicherungsabgaben, das Führen einer Personalakte, die Erfassung und Verwaltung von An- und Abwesenheitszeiten (Krankheit, Urlaub etc.) und innerbetriebliche Unternehmensabläufe.

a. Informationen zur Verarbeitung

DatenkategorieZweckbestimmungRechtsgrundlageGgf. berechtigtes InteresseSpeicherdauer
Personenstammdaten Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO ./. Dauer des Beschäftigtenverhältnisses, danach 10 Jahre
Staatsangehörigkeit und Status der Arbeitserlaubnis Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO ./. Dauer des Beschäftigtenverhältnisses, danach 10 Jahre
Adressdaten Durchführung des Beschäf-tigungsverhältnisses, postalische Erreichbarkeit Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO ./. Dauer des Beschäftigtenverhältnisses, danach 10 Jahre
Kontaktdaten Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO ./. Dauer des Beschäftigtenverhältnisses, danach 10 Jahre
Zahlungsdaten Lohn- und Gehaltsabrechnung Art. 6 Abs. 1 b), c) DSGVO ./. Dauer des Beschäftigtenverhältnisses, danach 10 Jahre
Bewerbungsdaten Durchführung des Beschäf-tigungsverhältnisses, Be-standteil der Personalakte Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO ./. Dauer des Beschäftigtenverhältnisses, danach 10 Jahre
Daten nach Art.9 DSGVO Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, Meldeverfahren zur Sozialversicherung und Finanzamt/Zulagen/BGM Art. 6 Abs. 1 b), c) DSGVO ./. Dauer des Beschäftigtenverhältnisses, danach 10 Jahre
Arbeitszeiten Durchführung und Abrechnung des Beschäftigungsverhältnisses, Erstellung von Rückstellungen Art. 6 Abs. 1 b), c) DSGVO ./. Dauer des Beschäftigtenverhältnisses, danach 10 Jahre
Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Daten Abführen von Steuern und Abgaben Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO ./. Dauer des Beschäftigtenverhältnisses, danach 10 Jahre

b. Empfänger der personenbezogenen Daten

EmpfängerkategorieBetroffene DatenRechtsgrundlage der ÜbermittlungGgf. berechtigtes Interesse
Verbundene Unternehmen Alle Daten aus Tabelle 2 a Art. 6 Abs. 1 b), f) DSGVO Verwaltungsoptimierung und -vereinfachung innerhalb der Unternehmensgruppe
Steuer- und Rechtsberatung Personenstammdaten, Adressdaten, Zahlungsdaten, Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Daten Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO ./.
Behörden, Sozialversicherungsträger, Unfallversicherungsträger Personenstammdaten, Adressdaten, Staatsangehörigkeit, Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Daten Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO ./.
Betriebsärztlicher Dienst Personenstammdaten Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO ./.

3.2 Veröffentlichung auf unserer Homepage

Was mit Ihren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einer Veröffentlichung im Internet geschieht, beschreiben wir hier:

a. Informationen zur Verarbeitung

DatenkategorieZweckbestimmungRechtsgrundlageGgf. berechtigtes InteresseSpeicherdauer
Bilder/Videos Präsentation des Unternehmens in der Öffentlichkeit Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO ./. Dauer der Einwilligung
Personenstammdaten Präsentation des Unternehmens in der Öffentlichkeit Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO ./. Dauer der Einwilligung

b. Empfänger der personenbezogenen Daten

EmpfängerkategorieBetroffene DatenRechtsgrundlage der ÜbermittlungGgf. berechtigtes Interesse
Dienstleister für Hosting alle unter a. genannten Daten (wenn nicht in Teilen widersprochen wurde) Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) ./.
Öffentlichkeit alle unter a. genannten Daten (wenn nicht in Teilen widersprochen wurde) Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO ./.

3.3 Veröffentlichung in unserem Intranet

Was mit Ihren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einer Veröffentlichung im Intranet geschieht, beschreiben wir hier:

a. Informationen zur Verarbeitung

DatenkategorieZweckbestimmungRechtsgrundlageGgf. berechtigtes InteresseSpeicherdauer
Bilder/Videos Präsentation für Unternehmens- bzw. Konzerninterne Abläufe Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO ./. Dauer der Einwilligung
Personenstammdaten Präsentation für Unternehmens- bzw. Konzerninterne Abläufe Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO ./. Dauer der Einwilligung

b. Empfänger der personenbezogenen Daten

EmpfängerkategorieBetroffene DatenRechtsgrundlage der ÜbermittlungGgf. berechtigtes Interesse
Dienstleister für Hosting alle unter a. genannten Daten (wenn nicht in Teilen widersprochen wurde) Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) ./.
Verbundene Unternehmen alle unter a. genannten Daten (wenn nicht in Teilen widersprochen wurde) Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO ./.

3.4 Veröffentlichung in Printmedien

Was mit Ihren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einer Veröffentlichung in Printmedien geschieht, beschreiben wir hier:

a. Informationen zur Verarbeitung

DatenkategorieZweckbestimmungRechtsgrundlageGgf. berechtigtes InteresseSpeicherdauer
Bilder/Videos Präsentation für Unternehmens- bzw. Konzerninterne Abläufe Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO ./. Dauer der Einwilligung
Personenstammdaten Präsentation für Unternehmens- bzw. Konzerninterne Abläufe Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO ./. Dauer der Einwilligung

b. Empfänger der personenbezogenen Daten

EmpfängerkategorieBetroffene DatenRechtsgrundlage der ÜbermittlungGgf. berechtigtes Interesse
Dienstleister für Druck alle unter a. genannten Daten (wenn nicht in Teilen widersprochen wurde) Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) ./.
Verbundene Unternehmen alle unter a. genannten Daten (wenn nicht in Teilen widersprochen wurde) Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO ./.

3.5 IT-Sicherheit

Im laufenden Betrieb des Unternehmens ist es notwendig Daten zu verarbeiten um die IT-Sicherheit zu gewährleisten. Wie Ihre personengebundenen Daten hier verarbeitet werden, erfahren Sie hier:

a. Informationen zur Verarbeitung

DatenkategorieZweckbestimmungRechtsgrundlageGgf. berechtigtes InteresseSpeicherdauer
Accountdaten Feststellung der Log-In Benutzung Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO Schutz der Daten und Nachweismöglichkeit 6 Monate
Zugriffsdaten Zugriffszeitpunkte, Dauer, Worauf wurde zugegriffen Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO Schutz der Daten und Nachweismöglichkeit 6 Monate
Kontaktdaten Evtl. Benutzung als Benutzername Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO Schutz der Daten und Nachweismöglichkeit 6 Monate
Personenstammdaten Benutzername Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO Schutz der Daten und Nachweismöglichkeit 6 Monate

3.6 Benutzerverwaltung

Wie Ihre personengebundenen Daten für die Benutzerverwaltung verarbeitet werden, erfahren Sie hier:

a. Informationen zur Verarbeitung

DatenkategorieZweckbestimmungRechtsgrundlageGgf. berechtigtes InteresseSpeicherdauer
Accountdaten Feststellung der Log-In Benutzung Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO Schutz der Daten und Nachweismöglichkeit 6 Monate
Berechtigungen Verwaltung von Nutzern und Zugriffsberechtigungen Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO ./. Dauer der Notwendigkeit der Berechtigung

3.7 Internetnutzung

Wie Ihre personengebundenen Daten im Falle der dienstlichen Internet-Nutzung verarbeitet werden, erfahren Sie hier:

a. Informationen zur Verarbeitung

DatenkategorieZweckbestimmungRechtsgrundlageGgf. berechtigtes InteresseSpeicherdauer
Accountdaten Feststellung der Log-In Benutzung Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO Schutz der Daten und Nachweismöglichkeit 6 Monate

3.8 Verarbeitung in der Betrieblichen Altersvorsorge

Was mit Ihren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge (bAV) geschieht, beschreiben wir hier:

a. Informationen zur Verarbeitung

DatenkategorieZweckbestimmungRechtsgrundlageGgf. berechtigtes InteresseSpeicherdauer
Personenstammdaten Durchführung und Abrechnung des Beschäftigungsverhältnisses Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO ./. mind. Dauer des Beschäftigtenverhältnisses, danach 10 Jahre max. Sicherstellung einer späteren korrekten Besteuerung der betrieblichen Altersversorgungsbezüge

b. Empfänger der personenbezogenen Daten

EmpfängerkategorieBetroffene DatenRechtsgrundlage der ÜbermittlungGgf. berechtigtes Interesse
Versicherungsunternehmen, Versicherungsdienstleister Personenstammdaten Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO ./.

 

III. Betroffenenrechte

1. Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen;, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Sie haben außerdem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) oder f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Das Widerspruchsrecht können Sie kostenfrei ausüben.

Sie können uns über die unter I.2 genannten Kontaktdaten erreichen.

2. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht zu erfahren, ob Sie betreffende personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden, welche personenbezogenen Daten dies ggf. sind, sowie weitere Informationen gemäß Art. 15 DSGVO.

3. Berichtigungsrecht

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO). Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

4. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 Abs. 1 DSGVO genannten Gründe zutrifft und die Verarbeitung nicht für einen der in Art. 17 Abs. 3 DSGVO geregelten Zwecke erforderlich ist.

5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie sind berechtigt, eine Einschränkung bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 Abs. 1 Buchst. a) bis d) DSGVO geregelten Voraussetzungen gegeben ist.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Weiterhin haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln oder zu erwirken, dass eine direkte Übermittlung durch uns geschieht, sofern dies technisch möglich ist. Dies soll immer dann gelten, wenn die Grundlage der Datenverarbeitung die Einwilligung oder ein Vertrag ist und die Daten automatisiert verarbeitet werden. Für nur in Papierform vorgehaltene Daten gilt dies demnach nicht.

7. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

8. Beschwerderecht

Sie haben ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.

IV. Glossar

Auftragsverarbeiter: Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

Browser: Computerprogramm zur Darstellung von Webseiten (z.B. Chrome, Firefox, Safari)

Cookies: Der Begriff „Cookie“ stammt eigentlich aus dem englischen Wortschatz und kann in seiner ursprünglichen Bedeutung mit „Keks“ in die deutsche Sprache übersetzt werden. Im Zusammenhang mit dem World Wide Web hingegen, beschreibt ein Cookie eine kleine Textdatei, die bei dem Besuch einer Webseite lokal auf dem Rechner des Users gespeichert wird. Diese Datei speichert Daten über das Verhalten des Nutzers. Wird der Browser aufgerufen und die entsprechende Webseite wiederholt besucht, kommt der Cookie zum Einsatz und gibt dem Web-Server mithilfe der gespeicherten Daten, Informationen über das Surf-Verhalten des Users.
Bei Cookies geht es in diesem Zusammenhang also nicht um Kekse, sondern um Informationen, die eine Webseite lokal auf dem Rechner des Seitenbesuchers in einer kleinen Textdatei abspeichert. Dabei kann es sich um bereits vom Nutzer vorgenommene Einstellungen auf einer Seite handeln, aber auch um Informationen, die die Webseite komplett eigenständig vom Nutzer gesammelt hat. Später können diese lokal abgelegten Textdateien dann vom selben Webserver, von dem sie angelegt wurden, auch wieder ausgelesen werden. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Cookies mithilfe der Browserfunktionen (zumeist unter "Optionen" oder "Einstellungen") verwalten. Dadurch kann das Speichern von Cookies deaktiviert, von Ihrer Zustimmung im Einzelfall abhängig gemacht oder anderweitig eingeschränkt werden. Sie können Cookies auch jederzeit löschen.

Drittländer: Land, welches nicht an die gesetzlichen Anforderungen der EU-Datenschutz-Direktive gebunden ist (Land außerhalb des EWR)

Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Pixel: Pixel werden auch Zählpixel, Trackingpixel, Web Beacons oder Web-Bugs genannt. Es handelt sich um kleine, nicht sichtbare Grafiken in HTML-E-Mails oder auf Webseiten. Wird ein Dokument geöffnet, dann wird dieses kleine Bild von einem Server im Internet geladen, wobei das Herunterladen dort registriert wird. So kann der Betreiber des Servers sehen, ob und wann eine E-Mail geöffnet oder eine Webseite besucht wurde. Meist wird diese Funktion durch den Aufruf eines kleinen Programms (Javascript) realisiert. So können bestimmte Arten von Informationen auf Ihrem Computersystem erkannt und weitergegeben werden, etwa der Inhalt von Cookies, Zeit und Datum des Seitenaufrufs sowie eine Beschreibung der Seite, auf der sich das Zählpixel befindet.

Profiling: Jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen

Services: Unsere Angebote, für die diese Datenschutzerklärung gilt (siehe Geltungsbereich).

Tracking: Die Sammlung von Daten und deren Auswertung bzgl. des Verhaltens von Besuchern auf unseren Services.

Tracking-Technologien: Tracking kann sowohl über die auf unseren Webservern gespeicherten Aktivitätsprotokolle (Logfiles) erfolgen als auch mittels Datenerhebung von Ihrem Endgerät über Pixel, Cookies und ähnliche Tracking-Technologien.

Verarbeitung: Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

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